Hieronder vindt u een aantal afdelings aangelegenheden en bestuurszaken kort weer gegeven. Het betreft een concept.
Wie zijn we? Wij zijn een afdeling van de Nederlandse Jeu de Boules Bond (NJBB. www.njbb.nl ). Onze afdeling bestrijkt globaal gezien geheel Midden- en Zuid-Limburg.
Wat doen we? Hieronder vindt u een aantal taken die het afdelingsbestuur heeft en ook formeel geregeld zijn. Inhoudelijk vinden wij als bestuur het van belang om, binnen de taakstelling, actief te zijn in het belang van alle georganiseerde Petanque spelers binnen de afdeling. Uitgangspunt voor ons is het plezier in de sport , of het nu recreatief of op wedstrijdniveau gespeeld wordt. Het feit dat wij een onderdeel zijn van de NJBB geeft de verantwoordelijkheid om goed met elkaar te praten, discussiëren en besluiten welke meningen en standpunten er namens de afdeling bekend gemaakt zullen worden binnen de NJBB. Dit onderdeel een speerpunt binnen onze activiteiten.
Het bestuur De taken van het bestuur. We onderscheiden: Vertegenwoordigende taken: optreden namens lidverenigingen, zowel binnen als buiten de NJBB. Taken op wedstrijd- en recreatief gebied: organiseren en coördineren (beoordelen) van wedstrijden en bevorderen van het spelniveau van de verenigingsleden binnen de afdeling. Taken bij sportstimulering: geven van voorlichting en promoten van de pétanquesport, en stimuleren en ondersteunen van lidverenigingen hierin. Financiële taken: het beheren van inkomsten en uitgaven om bovenstaande taken binnen de afdeling verantwoord te kunnen uitoefenen.
Het afdelingsbestuur. Heeft dagelijkse leiding van de afdeling, vertegenwoordigt deze naar buiten. Bereidt besluiten voor en voert goedgekeurd beleid uit. Het afdelingsbestuur bestaat minimaal uit voorzitter, secretaris en penningmeester, welke het dagelijks bestuur vormen, en verder uit bestuursleden wedstrijdzaken, promotie- en recreatiezaken. Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor het gevoerde beleid en legt verantwoording af aan de afdelingsvergadering.
De voorzitter. De voorzitter geeft leiding en richting aan activiteiten van de afdeling. Hij / zij stimuleert, coördineert en bewaakt de grote lijn. Zit afdeling- en bestuursvergaderingen voor. Stelt met secretaris de agenda op en bewaakt uitvoering van genomen besluiten. Vertegenwoordigt de afdeling naar buiten en binnen de NJBB en ondertekent belangrijke stukken. Zit in DB. Hij / Zij onderhoudt contacten met vertegenwoordigers en commissies van de afdeling.
De secretaris. Is verantwoordelijk voor communicatie, verslaglegging en archivering. Hij / Zij verzorgt het postverkeer, distribueert binnengekomen stukken en bereidt mede de agenda voor. Verzorgt de uitnodigingen van vergaderingen, notuleert vergaderingen en verwoordt besluiten in vergaderingen genomen. Hij / Zij vertegenwoordigt samen met de voorzitter de afdeling naar buiten en binnen de NJBB. Werkt samen met bestuurslid promotie en recreatie m.b.t. publicaties. Heeft zitting in het DB.
De penningmeester. Is verantwoordelijk voor financiële verkeer van de afdeling. Hij / zij beheert de afdelingsfinanciën, doet rekeningen uitgaan, controleert en verwerkt binnengekomen betalingen en rekeningen en stelt deze betaalbaar. Blijft hierbij binnen de door de afdelingsvergadering goedgekeurde begroting. Voert een deugdelijke administratie, geeft afdelingsbestuur inzicht in de financiële situatie en stelt maatregelen voor. Hij / Zij stelt het financieel jaarverslag samen, legt dit voor aan de kascontrolecommissie en na goedkeuring aan het afdelingsbestuur en de afdelingsvergadering. Licht dit eventueel toe. Hij / Zij stelt de conceptbegroting samen en legt deze voor aan de afdelingsvergadering. Zit in het DB.
Het bestuurslid wedstrijdzaken. Is verantwoordelijk voor het wedstrijdwezen binnen de afdeling en wordt daarbij ondersteund door de wedstrijdcommissie. Hij / Zij beoordeelt toernooiaanvragen van lidverenigingen en stelt per seizoen een wedstrijdkalender voor de afdeling samen. Hij / Zij voorziet aanvragen voor wedstrijden van advies. Hij / Zij stimuleert en nodigt verenigingen uit tot inschrijving voor officiële wedstrijden zowel binnen de afdeling als ook voor landelijke toernooien. Hij / Zij draagt zorg dat de inschrijfformulieren tijdig aan het bondsbureau worden gezonden. Hij / Zij bewaakt correcte toepassing van wedstrijdreglementen. Hij / Zij is tussenpersoon tussen de wedstrijdcommissie en het bestuur en zal derhalve niet de voorzitter zijn van de wedstrijdcommissie. Wel geeft hij/ zij richting aan de wedstrijdcommissie.
Het bestuurslid promotie- en recreatiezaken (P + R). Het bestuurslid P + R is verantwoordelijk voor de promotie en recreatieactiviteiten binnen de afdeling. Hij / Zij adviseert het bestuur op dit beleidsterrein. Hij / Zij organiseert en coördineert activiteiten die ten doel hebben de pétanquesport te vergroten en stimuleert promotieactiviteiten voor specifieke doelgroepen: jeugd, gehandicapten, minderheden ouderen, etc. en bemiddelt zonodig bij lidverenigingen. Het is van belang dat het bestuurslid P + R veelvuldig contact heeft met de lidverenigingen voor het organiseren en afstemmen van activiteiten.
Organisatie van de afdeling. Afdelingsvergadering. Is het hoogste orgaan binnen de afdeling, en bestaat uit twee afgevaardigden per lidverenigingen. Zij benoemt het afdelingsbestuur en de leden van de kascontrolecommissie. Zij stelt het afdelingsbeleid vast aan de hand van voorstellen van bestuur en / of lidverenigingen en controleert het afdelingsbestuur. Zij stelt begroting vast en verleent décharge aan penningmeester. Zij bespreekt voorstellen van de bondsvergadering, vormt een standpunt en draagt eventueel zelf voorstellen aan. De afdelingsvergadering benoemt de afdelingsvertegenwoordiging voor de bondsvergadering.
Wedstrijdcommissie. De wedstrijdcommissie adviseert gevraagd en ongevraagd het bestuurslid wedstrijdzaken tav het wedstrijdbeleid van de afdeling, en op verzoek van lidverenigingen. Zij beoordeelt aanvragen voor het organiseren van toernooien en verbindt eventueel voorwaarden aan goedkeuring. Zij wijst toernooien, waarvan de organisatie aan de afdeling is opgedragen, toe aan lidverenigingen of organiseert ze zelf. Zij stelt het wedstrijdsysteem vast, verricht de loting en verwerkt de uitslagen. Zij regelt de zomer- en wintercompetitie binnen de afdeling. Zij beslist in kwesties waarin het wedstrijdreglement geen uitsluitsel geeft; en legt verantwoording af aan het bestuurslid wedstrijdzaken.
