NEDERLANDSE JEU DE BOULES BOND

Afdeling 16

(Aangesloten bij de F.I.P.J.P., de N.S.L. en het N.O.C./N.S.F.)

Secretariaat: F. Janssen, Bekerbaan 26 6333 EK Schimmert

Tel. 045 4041446 / GSM 06-25027491

Email: frits-njbb@hetnet.nl

Verslag vergadering afdeling 16 NJBB dd 3 november 2011 in het Atrium te Maastricht.

Aanwezig:

· P. van den Broek : voorzitter afdeling 16 (Vz = Voorzitter)

· W. Hermes : bestuurslid afdeling 16 (Wz = Wedstrijdzaken)

· H. Moenen : bestuurslid afdeling 16 (JP = Jeugd en Promotie)

· F. Janssen : Secretaris/Penningmeester afdeling 16 (S/P = Secr/Peningm)

· Arbitragecommisie: A. Meertens, J. Donker

· Wedstrijdcommissie: W. Gielissen, T. vd Werf

· Afgevaardigde Bondsbestuur: dhr A. Frankfort, bestuurslid NJBB

· Mosa Pétanca: Mevr. A. Hecker, Dhr A. Meertens

· Aen de Wan: Dhr W. Gielissen

· De Boel van Sint Pieter: Mevr A. Hermans

· JBC ´t Trefpunt: Mevr. M. Tilborghs

· JBC Amby: Dhrn J. Weerts en F. Stals

· JBC Ummer d´r Bie: T. van der Werf

· Le But van Borgharen: Dhrn J. Gilissen, Vandermühlen en Pustjens

· JBC Terra: Dhrn F. Natale en A. van Oosterhout

· CdP Heerlen: Dhrn M. van Eekeren en J. Donker

Afwezig met kennisgeving:

· JBC Gebrook

· De But Sittard

· JBC Streeperkruis

Afwezig zonder kennisgeving:

· La Bonne Femme

· Treech ´42

Agenda:

1. Opening.

2. Mededelingen.

3. Vaststellen agenda.

4. Verslag afdelingsvergadering dd 12 mei 2011.

5. Actiepunten uit vorige vergadering.

6. Bestuursbenoemingen

7. Financieel overzicht tot 01.11.2011 en begroting 2012.

8. Wedstrijdcommissie.

9. Uitbreiding arbitragecommissie

10. Beleidsplan 2010 – 2015.

11. Bondsaangelegenheden.

12. Mededelingen Bondsafgevaardigde.

13. Rondvraag.

14. Vaststellen datum volgende vergadering en sluiting.

1. Opening.

De voorzitter heet allen welkom in het bijzonder de heer Arno Frankfort, als afgevaardigde van de NJBB. Bericht van verhindering is binnen gekomen van JBC Gebrook, JBC Streeperkruis en JBC De But Sittard.

2. Mededelingen.

De Vz deelt mee dat de Website weer geregeld wordt aangepast nu we de nieuwe inlogcodes gekregen hebben en deze weer valide zijn. Enkele leden van het afdelingsbestuur en van de wedstrijdcommissie zijn bevoegd om met de site te werken. Voorlopig trekt Tom Van der Werf als secretaris van de WCom deze kar, maar het is de bedoeling dat meerdere mensen gaan werken aan de vormgeving. Verenigingen of boulers die ideeën hebben kunnen deze mailen naar Tom of een van de bestuursleden.

Nu we het nieuwe overzicht van het ledenbestand hebben blijkt dat het aantal stemmen van Mosa Pétanca dient te worden aangepast van drie naar twee.

Vanuit de aanwezigen zijn er geen mededelingen .

3. Vaststellen van de agenda. De agenda wordt akkoord bevonden.

4. Verslag vergadering dd 12 mei 2011. De Hr Gilissen merkt op dat hun vereniging heet Le But en niet De But de Borgharen.

· Mbt punt 8 stelt dhr Meertens dat de arbitragecommissie niets meer vernomen heeft mbt de kwestie van het voorval in de WAC. Dhr. Hermes deelt mee dat de WCom de betreffende vereniging een sanctie en boete heeft opgelegd en dat men besloten heeft de zaak verder te laten rusten omdat o.a. de arbitragecommissie niet meer compleet was. Jan Donker stelt dat de WCom formeel niet bevoegd is in dergelijke gevallen sancties op te leggen; hij had dan ook graag gezien dat de zaak wel was doorgezet, maar gelet op de lange termijn kan hij er mee leven.

· Mbt punt 12: dhr Van Eekeren merkt op dat voor het bedrag van € 400 gelezen moet worden € 4000

Verder zijn er geen op- of aanmerkingen en het verslag wordt vastgesteld.

5. Actiepunten uit vorige vergaderingen.

Het punt van het updaten gegevens accommodaties afdeling: Alle verenigingen werden dringend gevraagd om vóór 1 juli de gegevens door te geven aan de Wedstrijdcommissie zodat deze ze kan doorgeven aan de Bond. W. Hermes deelt mee dat verder niemand hierop heeft gereageerd. Volgens Thuur Meertens heeft Mosa Pétanca hierover geen verzoek ontvangen. Hij vraagt naar welk formulier hier bedoeld wordt. Dit staat o.a. op de website van de Bond en is te downloaden.

Actie Afgesproken wordt dat Wiel aan alle verenigingen het formulier zal toesturen en dat deze

het vóór 15 december zullen insturen aan het secretariaat van de WCom.

Samenstelling werkgroepen en commissies:

De Vz geeft de stand van zaken weer:

Wiel Hermes trekt de kar van de Wedstrijdcommissie: deze is compleet.

Pim van den Broek voert de Beleidscommissie aan samen met Amby en Ummer d´r Bie.

Wat betreft de Communicatiecommissie hebben de CdP Heerlen, De But uit Sittard en Mosa Pétanca nog geen namen van mensen doorgegeven.

Frits wacht mbt de Vrijwilliggerscommissie nog op een nieuwe deelnemer van Terra, zodra die bekend is kan men ook hier aan de slag.

Hellen wacht voor de Promotiecommissie nog op namen van De Boel van Sint Pieter en Streeperkruis. Voor de Jeugdcommissie is met Aen de Wan en Le But de Borgharen compleet

De Vz vraagt betrokken verenigingen om liefst vóór 15 december te reageren.

Belangstelling trainersopleiding.

Alleen Heerlen heeft gereageerd. Is er bij de andere verenigingen geen belangstelling? Als er voldoende deelnemers zijn kunnen we proberen de cursus binnen de regio te laten plaatsvinden en eventueel ook subsidie aan te vragen bij de gemeenten.

Actie Laat ook iets horen wanneer er geen belangstelling is.

6. Benoeming bestuursleden. Wiel Hermes is aftredend als bestuurslid Vz Wedstrijdcommissie. Hij wordt bij acclamatie verkozen. Het bestuur zoekt ook uitbreiding ivm het aanstaande vertrek van Frits Janssen als secretaris/penningmeester. Hij is aftredend in april 2012 en statutair niet herkiesbaar. Het bestuur stelt als kandidaat voor de heer Jan Donker. Na schriftelijke stemming wordt Jan Donker gekozen met 23 stemmen voor en 2 tegen.

Thuur vraagt zich af of twee penningmeesterschappen te weten van CdP Heerlen en afdeling 16 wel te combineren zijn. De vergadering is van mening dat het mogelijk moet zijn en dat de statuten dit niet verbieden.

7. Financieel overzicht tot 1 november 2011 en begroting 2012.

De penningmeester geeft toelichting bij de verstrekte gegevens. Hieruit blijkt dat we ruimschoots binnen de begroting zitten. We hebben kosten besparingen kunnen behalen vergaderen en algemene kosten. Hierdoor zal het jaar positief afgesloten kunnen worden en het vermogen met ca € 1000 kunnen stijgen.

Wat de begroting 2012 betreft zullen we bij voldoende deelneme aan de trainersopleiding voor de post opleidingen € 200 moeten opvoeren, hetgeen betekent dat het batig saldo kleiner zal worden.

De begroting wordt door de vergadering goedgekeurd en is aangenomen.

8. Wedstrijdcommissie.

Wiel Hermes neemt als voorzitter van deze commissie de punten voor zijn rekening.

· De ZAC: de afsluiting is door zeer velen als positief ervaren en voor herhaling vatbaar. De wedstrijdcommissie stelt voor om de beste promotor van het Jeu de Boulen en de beste Vrijwilliger van het jaar naast de trofee ook een oorkonde uit te reiken. Dat is persoonlijker en kan binnen de vereniging een plaats krijgen. De vergadering gaat akkoord en stelt voor de personen van dit jaar met terugwerkende kracht van te voorzien.

Mosa Pétanca merkt op dat er een team was komen spelen bestaande uit 4 spelers, waarbij er tijdens de speelavond tussen de twee wedstrijden van samenstelling werd gewisseld. Men is van mening dat dit niet kan volgens de regels van de NJBB.

Actie De Wcom krijgt de opdracht dit uit te zoeken.

· De WAC is gestart met 20 teams, het maximum. Dat betekent een groei van het aantal teams met twee, een goed teken. Amby vraagt hoe het zit met de verzekering van spelers die een balletje gooien buiten wedstrijdverband. Men is van mening dat iedere speler met een geldige licentie via de Bond verzekerd is .

Actie We zullen dit op de landelijke vergadering van zaterdag 19 november navragen.

· De Verenigingskampioenschappen: Vraag is of er wel voldoende belangstelling is voor deelname aan de competitie binnen onze afdeling. Het moet een wedstrijdblijven tussen teams van vereigingen om te bepalen wie er namens de afdeling landelijk verder gaat. Alle teams houde de mogelijk hieraan deel te nemen; het team dat vorig jaar als beste uit de strijd kwam zal weer mee moeten doen, want het heeft zich niet automatisch geplaatst. We zullen dus weer uitnodigengen uitsturen en er zal een competitie moeten worden gespeeld om te bepalen wie de beste is.

· Tireerkampioenschappen: Wij zullen niet het landelijk afvalsysteem volgen waarbij men al na een ronde “naar Huis” kan, maar iedere speler speelt 4 rondes waarbij de resultaten van iedere ronde worden opgeteld. De twee besten spelen daarna nog een ronde tegen elkaar. Gevraagd wordt nog naar enkele juryleden. Jan Donker en Pim van den Broek geven zich op. De ringen zullen worden gebruikt en de regels strikt toegepast.

· Organisatie besturentoernooi: Dit jaar was gezellig, goed georganiseerd door de But uit Sittard met een buffet dat bij een ieder in de smaak was gevallen. Heerlen stelt zich voor de organisatie van het toernooi 2012 beschikbaar. De datum waarop dit zal plaatsvinden zal zijn zondag 1 april. We hopen op en goede deelname van besturen van alle verenigingen.

· De WCom zal zich gaan buigen over de reglementen van WAC en ZAC om te bekijken of er een betere afstemming mogelijk is. Men zal de twee reglementen naast elkaar leggen en kijken waar uniform gehandeld kan worden.

Actie Tevens bezien ze welke licentie er vereist is om aan een competitie binnen

afdelingsverband vereist is: W en/of C.

9. Uitbreiding arbitragecommissie: Omdat deze commissie nog maar uit twee leden bestaat

dient ze te worden uitgebreid. We zoeken derhalve minimaal twee nieuwe leden. Er blijkt

voldoende animo te bestaan en de tot de commissie treden toe: Martin van Eekeren (CdP

Heerlen) Marlies Tilborghs (´t Trefpunt) en Ad van Oosterhout (Terra).

Naast Thuur Meertens en Jan Donker bestaat de commissie nu uit vijf leden.

10. Beleidsplan 2010 – 2015.

· Bij de actiepuntenlijst was al duidelijk dat onze verenigingen niet direct warm lopen met het motiveren van personen die in de werkgroepen zullen meewerken aan het uitwerken van de beleidspunten en het formuleren van doelstellingen. Dat is teleurstellend; willen we dat er voor de toekomst beleid gemaakt wordt op de onderscheiden punten dan zullen we toch met zijn allen iets actiever moeten zijn.

Actie De voorzitter doet een beroep op alle verenigingen die nog niet gereageerd hebben.

De Jeugdcommissie is ideeën en plannen aan het uitwerken waarbij de huidige activiteiten worden meegenomen.

De Wedstrijdcommissie functioneert naar tevredenheid

De Werkgroep Beleid is ook reeds actief en reeds enkele keren bij elkaar geweest en bezig gedragregels op te stellen welke zullen worden opgenomen in het beleidsplan. Wanneer deze geaccordeerd zijn zal de WCom de regels gaan beheren en hanteren.

· Met betrekking tot de verenigingsondersteuning vanuit het afdelingsbestuur stellen we voor om zaken die zich aandienen, bv trainersopleiding, deze zo spoedig mogelijk aan de vergadering voor te leggen en in het beleidsplan op te nemen.

11. Bondsaangelegenheden.

· Nabespreking Bondsvergadering mei 2011.

De aanwezigen hebben geen op- of aanmerkingen mbt het verslag. Heerlen stelt dat het bezoek van de Voorzitter en leden van de Bond in goede sfeer heeft plaats gevonden en dat de plooien zijn glad gestreken.

· Voorbespreking Bondsvergadering van 19 november.

De Vz vraagt pm toestemming om naar eer en geweten te stemmen voor een eventuele opvolger van de Bondspenningmeester Bart Beukers, Dit is accoord.

Hij wil het Bondsbestuur aanspreken op accuratesse. Zoals de kwestie van het 25-jarig bestaan Heerlen; de foutieve vermelding van namen voor uitreiking van de bronzen medaille Johan Hanon (was de aanvrager) ipv de Voorzitter Joop Weerts (de ontvanger).

Ook het ontbreken van enige navraag of terugkoppeling bij problemen tussen een vereniging en een van haar leden (kwestie Terra). Het afdelingsbestuur hoort hier toch ook in gekend te worden en adviserend te kunnen optreden.

Jan Donker vraagt in te brengen de mogelijkheid om overschrijvingen reeds te kunnen opstarten vanaf 1 augustus zodat deze per 1 september ook daadwerkelijk geactualiseerd kunnen worden. De verantwoordelijkheid voor dit soort zaken hoort bij een bestuurslid te liggen en niet bij een bureaumedewerker, die is uitvoerder. Nu wordt het antwoord “kan niet” niet gemotiveerd. Verder vraagt hij dat bij wijzigingen in de loop van het kalenderjaar bv van Vereniging of van licentie de kosten te berekenen naar rato van het tijdsbestek en niet het volle pond.

Wijziging van het Toernooireglement.

Jan Donker vraagt waarom de Bond zo vaak wijzigingen toepast ook o.a. van formulieren. Waarom niet één keer per jaar en niet drie keer in één jaar. Verder accoord.

Wijziging van het huishoudelijk reglement.

Ad 6: Omniverenigingen: vraag is kan de Bond daartoe verplichten als dat een gemeentelijke kwestie is. Verder accoord.

Vaststellen Jaarplan 2012.

We zullen navraag doen mbt de Organisatie Ontwikkeling.

Verder accoord.

Vaststellen Begroting 2012.

Accoord.

· De voorzitter en de secretaris zullen de afdeling vertegenwoordigen op de Bondsvergadering.

12. Mededelingen van de Bondsafgevaardigde Arno Frankfort.

Binnen de bond staan er nogal wat veranderingen op de agenda; o.a. het vertrek van Bart beukers, hij wil wel nog 2011 netjes afhandelen.

Verder de belangstelling voor de breedtesport; het steeds moeilijker worden om op elk niveau bestuurs te vinden. Zo wordt er gezocht naar mensen voor: commissie tuchtzaken, de reglementencommissie, voor de redactie van het blad Pétanque.

2012 wordt een bijzonder jaar: de bond bestaat dan 40 jaar en Dodi is druk bezig met de organisatie van een Jubileumcongres dat gehouden wordt op 29 september.

Dan is er het project ledenbinding en verenigingsondersteuning: deze zaken zijn in het zonale overleg besproken en het loopt.

Hij deelt verder de mening dat de verantwoordelijkheid mbt de ledenadministratie dient te berusten bij een lid van het bestuur.

Met betrekking tot de problemen met de Website van de Bond vraagt hij om naar de Bond aan te geven waar de problemen zitten en voorstellen ter verbetering te doen

13. Rondvraag.

· Een opmerking van bestuurszijde:

Het bestuur verzoekt bij wijziging van contactpersonen en contactadressen en

e-mailadressen deze tijdig door te geven aan het secretariaat. Het geeft minder problemen bij verzenden van stukken. Ze worden dan tevens aangepast op de site.

· Le But vraagt of leden met een licentie die in België gaan boulen ook verzekerd zijn. Ja via de verzekering van de Bond. Wordt nog eens nagevraagd.

· Trefpunt: heeft 1 jeugdlid en vraagt hoe daarmee om te gaan. Geadviseerd wordt contact op te neme met Hellen.

· CdP: Ad van Oosterhout is ook geslaagd voor SR2, waarom is dit niet vermeld op website. Hij zalverder gaan voor SR3. Zal aangepast worden.

DE VOORJAARSVERGADERING VAN DE AFDELING ZAL GEHOUDEN WORDEN OP DONDERDAG 10 MEI 2012 TE HEERLEN.